BWNpro Handbuch
Inbetriebnahme Geldkreislauf
Der geschlossene Geldkreislauf erkennt Nachfüllungen an Geräten und stellt diese zur Buchung auf freigegebene Wechslerkonten bereit.
Für die Inbetriebnahme müssen der Wechsler korrekt ausgelesen, die Konten eingerichtet und die gewünschten Konten für den Geldkreislauf freigegeben werden.
Der geschlossene Geldkreislauf funktioniert nur, wenn der Wechsler korrekt mit dem Auslesesystem verbunden ist, mindestens ein gültiger Streifen geliefert wurde und die Konten in BWN.pro sowie im Wechsler übereinstimmen.
Ablauf der Inbetriebnahme
- Streifen vom Wechsler auslesen
- Wechslerkonten einrichten
- Konten für den geschlossenen Geldkreislauf freigeben
- Funktion prüfen
1. Streifen vom Wechsler auslesen
Bevor der geschlossene Geldkreislauf eingerichtet werden kann, muss sichergestellt sein, dass der Geldwechsler korrekt mit dem Auslesesystem verbunden ist und mindestens einen gültigen Streifen geliefert hat.
Nach dem ersten korrekten Streifen wird der Wechsler automatisch im System angelegt und im GSG-Monitor beziehungsweise in den entsprechenden Geräteansichten angezeigt.
Für das automatische Anlegen ist es erforderlich, dass am Wechsler eine Gerätenummer eingestellt ist. Die Einstellung der Gerätenummer wird in den jeweiligen Anleitungen zu den Wechslereinstellungen beschrieben.
Wird der Wechsler nicht erkannt, prüfen Sie die Meldungen in folgenden Bereichen:
- Geräte → Auslesung & Kassierung → Status → Systemmeldungen
- Aussortierte Streifen
Dort wird angezeigt, warum ein Streifen nicht verarbeitet oder ein Gerät beziehungsweise Wechsler nicht automatisch angelegt wurde.
2. Wechslerkonten einrichten
Die Konten müssen sowohl im Wechsler selbst als auch in BWN.pro eingerichtet werden. Die technische Zuordnung muss auf beiden Seiten identisch sein.
Öffnen Sie im Einstellungsmanager den Bereich:
Buchhaltung → Wechsler-Konten
In dieser Ansicht werden nur Wechsler angezeigt, die im System angelegt sind oder mindestens einmal einen gültigen Streifen geliefert haben.
Einrichtung der Wechslerkonten im Einstellungsmanager
Neues Konto verknüpfen
Über Konto verknüpfen wird ein neues Konto angelegt und mit dem Wechsler verknüpft.
| Feld | Bedeutung | Hinweis |
|---|---|---|
| Titel | Name des Kontos in BWN.pro. | Dieser Titel wird den Mitarbeitern angezeigt. |
| Technischer Titel | Technische Zuordnung zum Konto im Wechsler. | Muss exakt mit der Einstellung im Wechsler übereinstimmen. |
| Für Kassenübergabe aktiv | Zeigt das Konto in der Kassenübergabe zum Abgleich der Bestände an. | Bei aktiver Kassenübergabe muss zusätzlich ein Soll-Kontostand hinterlegt sein. |
| Anzeige für | Legt fest, für wen das Konto sichtbar ist. | Standardmäßig haben alle Mitarbeiter Zugriff. Optional kann das Konto einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet werden. |
Der technische Titel stellt die Verbindung zwischen BWN.pro und dem Konto im Wechsler her. Wenn dieser Wert nicht exakt übereinstimmt, kann das Konto nicht korrekt für den geschlossenen Geldkreislauf verwendet werden.
Format des technischen Titels
Das Format des technischen Titels ist je nach Wechslerhersteller unterschiedlich.
| Hersteller | Format technischer Titel | Beispiel |
|---|---|---|
| Hirscher / NovoCash | Kontonummer | 1, 2, 18 |
| GeWeTe | externe Kontonummer aus dem Wechsler | 11111111111111111111 |
Bei GeWeTe wird die externe Kontonummer verwendet, die im Wechsler hinterlegt ist. Es handelt sich um eine 20-stellige Zahl, die je Karte beziehungsweise Konto eingetragen wird.
3. Konten für den Geldkreislauf freigeben
Nach dem Einrichten der Konten können diese grundsätzlich bereits verwendet werden. Über das Wechsler-Popup kann der Kontostand abgefragt werden. Außerdem können Kontostandsänderungen vorgenommen werden.
Damit die Konten auch für den eigentlichen geschlossenen Geldkreislauf genutzt werden können, müssen sie zusätzlich in der Buchhaltung freigegeben werden.
Öffnen Sie im Einstellungsmanager den Bereich:
Buchhaltung → Geldkreislauf & Konten
Aktivieren Sie die Option Buchung auf Wechsler erlauben. Danach können die angelegten Wechslerkonten einzeln für den geschlossenen Geldkreislauf freigegeben werden.
Nach dem Speichern ist die Buchung auf die freigegebenen Konten möglich. Erkannte Nachfüllungen können dann dem jeweiligen Wechslerkonto zugeordnet und gebucht werden.
4. Prüfung nach der Einrichtung
Nach der Einrichtung sollte geprüft werden, ob die Konten korrekt angezeigt und Buchungen wie erwartet verarbeitet werden.
| Prüfschritt | Erwartetes Ergebnis |
|---|---|
| Wechsler wurde ausgelesen | Der Wechsler erscheint in BWN.pro und liefert gültige Streifen. |
| Wechslerkonto angelegt | Das Konto wird unter Buchhaltung → Wechsler-Konten angezeigt. |
| Technischer Titel geprüft | Der technische Titel stimmt exakt mit der Einstellung im Wechsler überein. |
| Buchung auf Wechsler erlaubt | Das Konto kann im Bereich Buchhaltung → Geldkreislauf & Konten freigegeben werden. |
| Kontostand geprüft | Der Kontostand kann über das Wechsler-Popup abgefragt werden. |
| Nachfüllung geprüft | Erkannte Nachfüllungen können auf das freigegebene Konto gebucht werden. |
Häufige Fehler
| Problem | Mögliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Der Wechsler wird nicht angezeigt. | Der Wechsler hat noch keinen gültigen Streifen geliefert oder wurde nicht korrekt erkannt. | Systemmeldungen und aussortierte Streifen prüfen. Verbindung und Gerätenummer am Wechsler kontrollieren. |
| Das Konto wird nicht korrekt genutzt. | Der technische Titel stimmt nicht mit dem Konto im Wechsler überein. | Technischen Titel in BWN.pro und Einstellung im Wechsler exakt vergleichen. |
| Das Konto erscheint nicht in der Kassenübergabe. | Die Option Für Kassenübergabe aktiv ist nicht gesetzt. | Option aktivieren und bei aktiver Kassenübergabe den Soll-Kontostand hinterlegen. |
| Nachfüllungen können nicht auf das Konto gebucht werden. | Das Konto ist nicht für den Geldkreislauf freigegeben. | Unter Buchhaltung → Geldkreislauf & Konten die Buchung auf Wechsler erlauben und das Konto freigeben. |
Kurzcheckliste
| Prüfschritt | Erledigt |
|---|---|
| Wechsler korrekt mit dem Auslesesystem verbunden | |
| Wechsler hat mindestens einen gültigen Streifen geliefert | |
| Wechsler erscheint in BWN.pro | |
| Konten im Wechsler eingerichtet | |
| Konten in BWN.pro unter Buchhaltung → Wechsler-Konten angelegt | |
| Technischer Titel exakt mit Wechslerkonto abgeglichen | |
| Unter Buchhaltung → Geldkreislauf & Konten freigegeben | |
| Kontostand über Wechsler-Popup geprüft | |
| Nachfüllung testweise geprüft oder nachvollzogen |