BWNpro Handbuch
Aufbewahrung & Löschfristen
Wie lange Daten erhalten bleiben — und warum
Zwei Regelwerke, die sich widersprechen können
Der Datenschutz verlangt, personenbezogene Daten zu löschen, sobald ihr Zweck entfällt (Art. 17 DSGVO). Das Steuer- und Handelsrecht verlangt das Gegenteil: Bestimmte Unterlagen müssen aufbewahrt werden und dürfen nicht gelöscht werden.
Wo beides zusammentrifft, geht die gesetzliche Aufbewahrungspflicht vor. Daten, die ihr unterliegen, werden in BWNpro deshalb auch auf Wunsch nicht vorzeitig gelöscht — das ist kein Versäumnis, sondern Vorgabe.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
| Unterlagen | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Inventare | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 HGB |
| Nachweise nach Glücksspielrecht (u. a. Spielersperr-Abfragen) | nach landesrechtlicher Vorgabe | GlüStV 2021 i. V. m. Landesrecht |
Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht wurde beziehungsweise die Unterlage entstanden ist.
Was das für BWNpro bedeutet
Fiskalrelevante Daten — Kassierungen, Abrechnungen, Vergnügungssteuer-Meldungen, festgeschriebene Belege — fallen unter die Aufbewahrungspflicht. Sie bleiben über die gesetzliche Frist erhalten und sind in dieser Zeit lesbar, auswertbar und exportierbar. Wie das im Einzelnen umgesetzt ist, beschreibt die GoBD-Verfahrensdokumentation.
Protokoll- und Betriebsdaten, die im laufenden Betrieb anfallen und keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen, werden nach festgelegten Fristen automatisch gelöscht. Die konkreten Fristen je Datenart nennen wir Ihnen auf Anfrage; sie sind außerdem Bestandteil des Vertrags über Auftragsverarbeitung.
Vor Vertragsende klären
Was nach Ende des Vertrags mit Ihren Daten geschieht — Rückgabe oder Löschung — regelt der Vertrag über Auftragsverarbeitung (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO).
Wichtig: Ihre steuerlichen Aufbewahrungspflichten enden nicht mit dem Vertrag. Klären Sie deshalb rechtzeitig vorher, in welcher Form Sie aufbewahrungspflichtige Daten übernehmen möchten, damit Sie sie im Fall einer späteren Betriebsprüfung noch vorlegen können.
Ihre Rechte als betroffene Person
Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit richten sich nach Art. 15 bis 20 DSGVO. Die Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung; Anfragen richten Sie an datenschutz@bwn-pro.de.