Mitarbeiterkarte

In diesem Abschnitt erhalten Sie Informationen zur Benutzeroberfläche und zu den einzelnen Modulen der Mitarbeiterkarte. Auf der Mitarbeiterkarte werden Stammdaten, Berechtigungen, Sicherheitseinstellungen, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Nachrichten und weitere mitarbeiterbezogene Informationen verwaltet.

Die sichtbaren Funktionen hängen von Lizenzumfang, Benutzerrechten und den für den Mitarbeiter eingerichteten Filial- und Firmenberechtigungen ab.

Aufruf der Mitarbeiterkarte

In den Modulen Personal und Verwaltung wird der Name eines Mitarbeiters in verschiedenen Ansichten angezeigt. Durch einen Klick auf den Namen kann die Mitarbeiterkarte geöffnet werden.

Mitarbeiterkarte

Benutzeroberfläche der Mitarbeiterkarte

Im oberen Bereich wird der aktuell geöffnete Mitarbeiter angezeigt. Durch einen Klick auf das Feld kann, sofern berechtigt, ein anderer Mitarbeiter ausgewählt werden.

Die Bearbeitungs- und Einstellmöglichkeiten sind in Module und Unterseiten gegliedert. Unterseiten werden über Reiter geöffnet. Bei umfangreichen Einstellungen kann es erforderlich sein, innerhalb der Seite nach unten zu scrollen.

Funktionen der Mitarbeiterkarte

Funktion	Beschreibung
Mitarbeiter löschen	Löscht den Mitarbeiter vollständig aus BWN.pro.
Nachricht an Benutzer	Erstellt eine neue Nachricht an den ausgewählten Mitarbeiter. Diese Funktion ist auf der eigenen Mitarbeiterkarte nicht sichtbar.
Personalfragebogen	Erstellt einen Personalfragebogen mit den Stammdaten des Mitarbeiters als PDF-Datei. Diese Funktion ist auf der eigenen Mitarbeiterkarte nicht sichtbar.
Fenster schließen	Schließt die Mitarbeiterkarte.

Module der Mitarbeiterkarte

Je nach Berechtigung können folgende Module aufgerufen werden:

• Stammdaten
• Rechte und Filialen
• Akte, Log und Historie
• Schichtplan
• Zeiterfassung
• Abwesenheiten
• Nachrichten
• Ziele

Modul Stammdaten

Im Modul Stammdaten werden persönliche Daten, Kontaktdaten, arbeitsvertragliche Angaben und Sicherheitseinstellungen des Mitarbeiters gepflegt.

Das Modul enthält folgende Unterseiten:

• Stammdaten
• Anschrift/Kontakte
• Service-Modul
• Sicherheit

Stammdaten

Auf der Seite Stammdaten werden grundlegende Mitarbeiterdaten eingetragen und gepflegt.

Bereich	Beschreibung
Stamm-Nr.	Wird bei Anlage des Mitarbeiters automatisch durch BWN.pro vergeben.
Externe Stamm-Nr.	Wird beim Export von Mitarbeiter- und Zeiterfassungsdaten verwendet. Das Feld ist mit der Stamm-Nr. vorbelegt und kann mit einer eigenen Personalnummer überschrieben werden.
Persönliche Daten	Name, Geburtsdatum und Geschlecht des Mitarbeiters.
Passworteinstellung	Automatische oder manuelle Passwortvergabe.
Vertragsdaten	Einstellungsdatum, Probezeit und Austrittsdatum.
Login per RFID-Chip	Anzeige und Verwaltung eines dem Mitarbeiter zugeordneten RFID-Chips.

RFID-Chip für Mitarbeiterlogin

Wenn ein RFID-Chip für den Mitarbeiter eingerichtet wurde, wird dies in den Stammdaten angezeigt. Über RFID-Chip entfernen kann die Zuordnung gelöscht werden.

Über RFID-Chip scannen wird der Dialog zum Anlernen eines RFID-Chips geöffnet. Diese Funktion ist nur am Filial-PC verfügbar. Zusätzlich muss im Einstellungsmanager die Anmeldung per RFID-Chip aktiviert sein.

Einstellungen zur Benutzeranmeldung

In diesem Bereich werden Einstellungen zur Anmeldung und Nutzung von BWN.pro festgelegt.

• Nutzer darf sich von außerhalb der Filiale einloggen: erlaubt die Anmeldung über einen Internetbrowser außerhalb des Filialclients.
• Nutzer nicht in Login-Maske der Filiale anzeigen: blendet den Benutzer in der Anmeldemaske des Filialclients aus. Die Anmeldung erfolgt dann über Stamm-Nr. und Passwort.
• Nachrichtenversand in komplette Firma erlauben: erlaubt dem Benutzer, Nachrichten an alle Mitarbeiter der Firma zu versenden.
• Erhaltene Nachrichten zusätzlich per Mail an Benutzer versenden: versendet BWN.pro-Nachrichten zusätzlich per E-Mail. Dafür muss beim Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein.
• Startseite: legt fest, welches Modul nach der Anmeldung angezeigt wird.
• Theme: legt das Erscheinungsbild von BWN.pro für den Benutzer fest.

Anschrift/Kontakte

Auf dieser Seite werden Anschrift und Kontaktdaten des Mitarbeiters gepflegt. E-Mail-Adresse und Mobilfunknummer können für Benachrichtigungen verwendet werden.

Service-Modul

Im Service-Modul werden arbeitsvertragliche Angaben und ergänzende Informationen zum Mitarbeiter gepflegt.

Bereich	Beschreibung
Angestellt bei	Gibt die Firmierung des Arbeitgebers an. Eine Änderung ist nur möglich, wenn alle Zeiterfassungsdatensätze abgerechnet sind.
Anstellung	Pflege der monatlichen Sollstunden und der Anstellungsart. Änderungen sind für den laufenden Monat und für zukünftige Zeiträume möglich.
Stamm-Filiale	Legt fest, welcher Filiale der Mitarbeiter hauptsächlich zugeordnet ist.
Urlaubsanspruch	Angabe des jährlichen Urlaubsanspruchs.
Regelarbeitstage	Angaben zur regelmäßigen Arbeitszeit, insbesondere für die Planung und Abrechnung.
Zusatzfelder	Informative Daten zur Gehalts- und Lohnabrechnung. Eine automatische Weiterverarbeitung findet mit diesen Angaben nicht statt.
Angaben zur Beschäftigung	Informationen über aktuelle, vergangene und zukünftige Beschäftigungsverhältnisse. Die Daten sind informativ.
Qualifikationen	Informationen zum Bildungsweg und zu Qualifikationen des Mitarbeiters. Diese Daten können in der Mitarbeiterübersicht angezeigt werden.

Sicherheit

Auf der Seite Sicherheit werden sicherheitsrelevante Einstellungen für die Benutzeranmeldung vorgenommen.

Sitzungen

• Maximale gleichzeitige Sitzungen: legt fest, wie oft der Benutzer gleichzeitig angemeldet sein darf.
• Auto-Logout: meldet den Benutzer nach Ablauf der eingestellten Zeit automatisch ab.

Sperren und Login-Schutz

• Zugang nach fehlerhaften Loginversuchen sperren: legt fest, nach wie vielen fehlerhaften Anmeldeversuchen der Zugang gesperrt wird.
• Zeit sperren nach fehlerhaften Loginversuchen: legt fest, wie lange der Zugang gesperrt bleibt.
• Umgang mit unsicheren Browsern: legt fest, ob bei veralteten oder unsicheren Browsern gewarnt oder der Login verhindert wird.
• Umgang mit unsicheren Betriebssystemen: legt fest, ob bei veralteten oder unsicheren Betriebssystemen gewarnt oder der Login verhindert wird.
• Passwortregeln: legt fest, nach welchem Zeitraum eine Passwortänderung angefordert wird.

Modul Rechte und Filialen

Im Modul Rechte und Filialen werden Berechtigungen des Mitarbeiters angezeigt, vergeben und entzogen. Berechtigungen werden über Rechtegruppen vergeben.

Dem Mitarbeiter können Berechtigungen für unterschiedliche Firmen und Filialen zugewiesen werden. Je nach Rechtegruppe erhält der Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Funktionen, Module und Daten.

Funktion	Beschreibung
Rechtegruppen	Öffnet die Verwaltung der Rechtegruppen.
Neue Filiale	Öffnet ein Fenster mit Firmen und Filialen, für die der Mitarbeiter noch keine Berechtigung besitzt. Über Auswahl der Filiale und Rechtegruppe wird eine neue Berechtigung vergeben.
Liste der Firmen und Filialen	Zeigt die Filialen, für die der Mitarbeiter bereits Berechtigungen besitzt. Durch Klick auf eine Filiale werden die erteilten Berechtigungen angezeigt.
Neue Rechtegruppe	Vergibt eine zusätzliche oder neue Berechtigung an den Mitarbeiter.
Neues Sonderrecht	Vergibt oder entzieht einzelne Rechte zusätzlich zur Rechtegruppe.

Modul Akte, Historie & Logins

In diesem Modul werden mitarbeiterbezogene Notizen, Aktionen, Änderungen und Anmeldungen angezeigt.

Unterseite	Beschreibung
Akte	Ermöglicht eine interne Akte für den Mitarbeiter. Einträge erfolgen in Textform mit Zeitstempel und Namen des eintragenden Benutzers. Die Daten sind informativ.
Änderungen	Zeigt Änderungen an den Stammdaten des Mitarbeiters. Die Informationen können über die Zeitraumauswahl eingeschränkt werden.
Logins	Zeigt An- und Abmeldungen beziehungsweise Logins und Logouts des Mitarbeiters. Die Informationen können über die Zeitraumauswahl eingeschränkt werden.

Modul Schichtplan

Im Modul Schichtplan wird der Schichtplan des Mitarbeiters als Übersicht und Tabelle angezeigt. Die angezeigten Informationen können über die Zeitraumauswahl eingeschränkt werden.

Über Dienstplan drucken wird eine PDF-Datei mit dem Dienstplan des ausgewählten Monats erstellt und zum Download bereitgestellt.

Modul Zeiterfassung

Im Modul Zeiterfassung werden Arbeitszeiten des Mitarbeiters angezeigt, ausgewertet und, sofern berechtigt, bearbeitet.

Das Modul enthält folgende Unterseiten:

• Übersicht
• Auswertung
• Abrechnungen

Übersicht

Die Übersicht zeigt Informationen zur Zeiterfassung des Mitarbeiters in Info-Boxen. Unterhalb der Info-Boxen stehen verschiedene Tabellenansichten zur Verfügung.

In den Tabellen können Details zu einzelnen Zeiterfassungsdatensätzen angezeigt und, abhängig von Berechtigung und Abrechnungsstatus, teilweise bearbeitet werden.

Ansicht	Beschreibung
Nicht abgerechnet	Zeigt noch nicht abgerechnete Datensätze. Die Bearbeitung ist möglich.
Letzte/Vorletzte Abrechnung	Zeigt Datensätze der letzten beziehungsweise vorletzten Abrechnung. Eine Bearbeitung ist nur möglich, wenn die Änderungsfunktion in der Abrechnung aktiviert ist.
Alle Datensätze	Zeigt alle Datensätze. Die Informationen können über die Zeitraumauswahl eingeschränkt werden.

Auswertung

Die Seite Auswertung zeigt die Auswertung der Zeiterfassungsdaten aus dem Personalmodul.

Abrechnungen

Die Seite Abrechnungen zeigt eine tabellarische Auflistung der durchgeführten Abrechnungen.

Modul Abwesenheiten

Im Modul Abwesenheiten können Abwesenheiten des Mitarbeiters eingetragen, bearbeitet und angezeigt werden. Abwesenheiten sind in der Schichtplanung sichtbar und werden bei der Zeiterfassung berücksichtigt.

Jede Abwesenheit wird mit einem Grund erfasst. Der Betrachtungszeitraum wird über die Zeitraumauswahl eingestellt.

Übersicht

Die Übersicht zeigt Informationen zum Urlaubsanspruch des aktuellen Jahres. Resturlaub aus dem Vorjahr wird in dieser Ansicht nicht berücksichtigt.

In der Kalenderdarstellung werden die Abwesenheiten des ausgewählten Mitarbeiters angezeigt. Bestehende Abwesenheiten können geöffnet und bearbeitet werden. Über Neue Abwesenheit wird eine neue Abwesenheit angelegt.

Tabelle

Die Tabellenansicht zeigt die Abwesenheiten des ausgewählten Mitarbeiters. Über die Aktionsfelder am Ende einer Zeile kann eine Abwesenheit bearbeitet werden.

Modul Nachrichten

Das Modul Nachrichten ist die persönliche Nachrichtenzentrale des Mitarbeiters in BWN.pro.

Das Modul enthält folgende Unterseiten:

• Nachrichten
• Aktive Anweisungen
• Abgelaufene Anweisungen
• Benachrichtigungen

Nachrichten

Die Seite Nachrichten zeigt im oberen Bereich das Nachrichtenfeld und darunter die Nachrichtenliste.

• Nachrichtenfeld: Hier können neue Nachrichten geschrieben, empfangene Nachrichten angezeigt und Antworten verfasst werden.
• Nachrichtenliste: Zeigt empfangene und gesendete Nachrichten in einer Tabelle.

Die Schaltflächen haben folgende Funktionen:

Schaltfläche	Funktion
Neue Nachricht	Leert das Nachrichtenfeld und ermöglicht das Verfassen einer neuen Nachricht.
Alle	Zeigt alle empfangenen Nachrichten.
Ungelesene	Zeigt alle ungelesenen empfangenen Nachrichten.
Gelesene	Zeigt alle gelesenen empfangenen Nachrichten.
Gesendete	Zeigt alle gesendeten Nachrichten.

Nachrichten markieren und löschen

Nachrichten können über die erste Spalte der Nachrichtenliste markiert werden. Wird das Häkchen in der Kopfzeile gesetzt, werden alle Nachrichten der aktuellen Seite markiert oder abgewählt.

Über Auf dieser Seite markierte Nachrichten löschen werden die markierten Nachrichten gelöscht.

Neue Nachricht versenden

Wenn das Nachrichtenfeld bereits Inhalt enthält, klicken Sie zunächst auf Neue Nachricht. Anschließend wählen Sie wie bei einer E-Mail einen Empfänger aus.

Je nach Einstellung in den Stammdaten können Empfänger aus den berechtigten Filialen oder aus der gesamten Firma angeschrieben werden. Pro Nachricht kann ein Empfänger ausgewählt werden. Nach Eingabe von Betreff und Nachrichtentext wird die Nachricht über Senden versendet.

Eine Nachricht kann auch über das Nachrichtenfeld in der Sidebar versendet werden.

Nachricht empfangen

Beim Empfänger wird nach Versand der Nachricht in der Benutzeroberfläche ein Hinweis auf eine neue Nachricht angezeigt. Durch Klick auf den Hinweis wird das Nachrichtenmodul geöffnet und die Nachricht angezeigt.

Neue Nachrichten werden außerdem im Nachrichtenfeld der Sidebar angezeigt.

Aktive Anweisungen

Auf dieser Seite werden aktive Anweisungen in einer Tabelle angezeigt. Durch Klick auf den Titel der Anweisung wird diese in einem Fenster geöffnet. Je nach Einstellung muss die Anweisung bestätigt oder ausgedruckt und unterschrieben werden.

Abgelaufene Anweisungen

Auf dieser Seite werden abgelaufene Anweisungen angezeigt. Eine Anweisung gilt als abgelaufen, wenn ihr Status entsprechend gesetzt wurde. Durch Klick auf den Titel wird die Anweisung geöffnet.

Benachrichtigungen

Auf dieser Seite werden Benachrichtigungen angezeigt, zum Beispiel aus dem Störungsmodul.

Modul Ziele

Ziele sind Bonifikationen oder Zielvorgaben für Mitarbeiter.

Auf der Seite Aktive Ziele werden Ziele für die berechtigten Filialen angezeigt. Ziele können auch in der Sidebar angezeigt werden. Die Sichtbarkeit für den Mitarbeiter wird bei der Anlage des Ziels festgelegt.